System e-Doręczeń to cyfrowy odpowiednik listu poleconego, który gwarantuje moc prawną, bezpieczeństwo i wygodę. Rozwiązanie to działa już dziś – wysłano ponad 32 miliony przesyłek, a liczba aktywnych skrzynek przekroczyła 1,8 miliona. Z miesiąca na miesiąc rośnie też liczba gmin, które aktywnie wdrażają e-komunikację: ponad 90% miast w Polsce ma już założone swoje skrzynki. Jednak liczby to tylko część tej rewolucji – prawdziwe wyzwanie dopiero przed nami.

Samorząd najbliżej obywatela

To właśnie gminy, miasta i powiaty są pierwszym punktem kontaktu mieszkańca z administracją. Samorządy odpowiadają dziś nie tylko za drogi, wodociągi czy edukację, ale również za komunikację społeczną. W erze cyfrowej to oznacza coś więcej niż aktywne konto w mediach społecznościowych. Oznacza konieczność wdrażania nowych standardów kontaktu – bez kolejek, bez awizo, bez ryzyka zgubionego pisma.

e-Doręczenia umożliwiają obywatelom odbiór ważnych urzędowych dokumentów online, bez wychodzenia z domu i bez ponoszenia kosztów. System działa 24/7, a każda wiadomość ma moc prawną równą tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru. To rewolucja, której potrzebujemy – ale do której trzeba mieszkańców przygotować.

Koniec okresu przejściowego, początek nowego obowiązku

Zgodnie z ustawą, 31 grudnia 2025 roku kończy się okres przejściowy dla instytucji publicznych. Od Nowego Roku 2026 wszystkie urzędy – także te samorządowe – będą musiały korzystać z e-Doręczeń jako podstawowej formy doręczania korespondencji. Nie będzie już możliwości „tymczasowego” stosowania papieru. To oznacza nie tylko zmianę organizacyjną, ale także potrzebę intensywnej edukacji lokalnych społeczności.

Wciąż wielu mieszkańców nie wie, czym są e-Doręczenia, jak je założyć, ani jakie korzyści mogą z nich wynikać. Co więcej, część obywateli odczuwa naturalny opór przed zmianą – obawia się trudności technicznych, utraty kontroli nad korespondencją, a także nieufnie podchodzi do kwestii bezpieczeństwa danych. W przypadku osób starszych lub mniej cyfrowych może to prowadzić do wykluczenia informacyjnego. Dlatego kluczowe znaczenie ma przeprowadzenie lokalnych kampanii edukacyjnych, które w prosty, przystępny sposób pokażą mieszkańcom, że e-Doręczenia są bezpieczne, bezpłatne i ułatwiają życie – a nie je komplikują.

Samorządy wspólnie w kampanii edukacyjnej

Podczas ubiegłorocznego III Samorządowego Kongresu Local-SoMe’24 – współorganizowanego przez Związek Miast Polskich i uznawanego za najważniejsze forum dyskusji o nowoczesnej komunikacji w samorządzie – Centralny Ośrodek Informatyki, jako partner strategiczny wydarzenia, przeprowadził specjalny warsztat dla przedstawicieli miast i gmin. Tematem spotkania było wspólne poszukiwanie sposobów na skuteczne prowadzenie lokalnych kampanii promujących e-Doręczenia.

Efektem tej współpracy jest zestaw gotowych materiałów graficznych i promocyjnych – plakatów, grafik do mediów społecznościowych i komunikatów informacyjnych – które samorządy mogą swobodnie wykorzystywać w swoich kanałach komunikacji. Cały pakiet jest już dostępny do pobrania online i stanowi realne wsparcie dla tych gmin, które chcą ruszyć z kampanią szybko, spójnie i bez potrzeby tworzenia wszystkiego od podstaw.

Hasło tegorocznego kongresu Local-SoMe’25 – „Komunikacja, która działa: od idei do wpływu” – świetnie oddaje sens działań wokół e-Doręczeń. Bo w tym przypadku nie wystarczy tylko informować, że „coś się zmienia”. Trzeba jasno i przekonująco wyjaśnić: po co się zmienia, jakie korzyści wynikają z tego dla mieszkańców.

Dlaczego to się opłaca samorządom?

Dla samorządów e-Doręczenia to nie tylko nowy obowiązek, ale przede wszystkim szansa na uproszczenie procesów i realne oszczędności. Dzięki cyfrowemu systemowi korespondencji urzędy ograniczają koszty wysyłki i archiwizacji dokumentów, skracają czas doręczania pism oraz minimalizują ryzyko błędów czy zagubienia przesyłek. System zapewnia pełne bezpieczeństwo prawne i techniczne – każda wiadomość jest szyfrowana, a jej nadanie i odbiór potwierdzane kwalifikowanym znacznikiem czasu. Dodatkowo e-Doręczenia umożliwiają lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów i przyspieszają obsługę mieszkańców, co przekłada się na wyższy poziom zaufania społecznego i wizerunek nowoczesnego, sprawnie działającego urzędu.

Co dalej?
Samorządy, które będą chciały skorzystać z gotowych materiałów informacyjnych lub planują przygotować własną kampanię promującą e-Doręczenia, mają do dyspozycji komplet grafik, plakatów i treści do wykorzystania w mediach społecznościowych, na stronach internetowych i w przestrzeni publicznej.

Link do pobrania materiałów

Im wcześniej mieszkańcy i przedsiębiorcy poznają zalety e-Doręczeń, tym sprawniej przejdziemy jako wspólnota lokalna w nowy etap cyfrowej administracji.