Warsztaty dla partnerstw. Zakończono cykl szkoleniowy o zarządzaniu strategicznym.

Jedną z form wsparcia partnerstw w II fazie projektu predefiniowanego - programu doradczego dla partnerstw międzysamorządowych działających na obszarach funkcjonalnych, były trwające od grudnia ubiegłego roku do marca tego roku warsztaty z zakresu zintegrowanego zarządzania strategicznego na obszarach funkcjonalnych dla kadry zarządzającej partnerów.  

Celem II fazy projektu predefiniowanego była pomoc doradcza partnerstwom, które uzyskały granty z MF EOG w rozwoju ich inicjatywy współpracy, ale też wsparcie wszystkich jednostek samorządowych w kraju zainteresowanych ideą zawiązywania międzysamorządowych partnerstw.  

Warsztaty Zarządzania Strategicznego

WZS zorganizował Związek Miast Polskich w porozumieniu z Ministerstwem Infrastruktury i Rozwoju. Podczas warsztatów liderzy samorządowi w partnerstwie (prezydenci, wójtowie i burmistrzowie) zapoznawali się z metodologią analizy potencjału rozwojowego partnerstwa, obejmującą ocenę konkurencyjności OF, zapotrzebowanie na usługi publiczne i możliwości finansowania rozwoju ze źródeł własnych oraz zewnętrznych.

W intencji organizatorów warsztaty miały stanowić wsparcie dla wspólnych działań na rzecz planowania rozwoju na obszarze funkcjonalnym. Proponowane podejście Miało pomóc w realizacji działań wspieranych grantem Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju, poprzez położenia nacisku na uwzględnienie bilansu zapotrzebowania na usługi publiczne na wspólnym obszarze oraz potrzebę integracji zasobów ekonomicznych i infrastrukturalnych, a także potrzebę wspólnej polityki wobec zmian demograficznych. Uczestnikom warsztatów zarządzania strategicznego (15 partnerstw z MF EOG i ok. 20 z POPT, którzy brali udział w projekcie predefiniowanym w I jego fazie) Związek Miast Polskich zapewniał, obok udziału w zajęciach warsztatowych, zestaw wskaźników finansowych dotyczących całego partnerstwa za lata 2011-2012 i III kwartał 2013 oraz dane statystyczne dotyczące sytuacji społeczno - gospodarczej dla wszystkich członków partnerstw.

Podczas warsztatów prowadzący przypominali m.in. uwarunkowania finansowania projektów rozwojowych ze źródeł UE 2014-2020 (na jakie działania można uzyskać dofinansowanie, jakie warunki trzeba spełnić) oraz przedstawiali koncepcję Analizy Potencjału Rozwojowego partnerstw na przykładzie danych z pilotażu. Prezentowali wskaźniki finansowe dla członków obszarów funkcjonalnych. Podczas dyskusji w grupach dokonywano analizy danych dla OF. Jej celem była diagnoza sytuacji i występujących trendów na obszarze funkcjonalnym.

Uczestnicy warsztatów podczas pracy w grupach zastanawiali się, jak połączyć potencjały lokalne ze współfinansowaniem unijnym w ramach wspólnych programów rozwoju dla OF, jak integrować działania planistyczne i wdrożeniowe w OF, a także jak włączyć wnioski z dyskusji do planu pracy partnerstwa przy realizacji projektu współfinansowanego z EOG (lub POPT).

Na zakończenie cyklu Warsztatów Zarządzania Strategicznego organizatorzy przeprowadzili wśród uczestników badanie ankietowe – tzw. Ankiety Reakcji.

W okresie od grudnia 2013 r. do marca 2014 r. przeprowadzono 24 warsztaty WZS. W sesjach szkoleniowych uczestniczyło 481 osób, reprezentujących 224 instytucje zaangażowane w prace 32 partnerstw.

24 kursy odbyły się w następujących miastach: Turek, Kalisz, Koszalin, Kościerzyna, Toruń, Opole, Głębinowo, Gdynia, Gdańsk, Włocławek, Płock, Zielona Góra, Wałbrzych, Bielawa, Rydzyna, Szczecin, Poznań, Gorzów Wlkp, Ostróda, Lublin, Borki, Krajów, Dabrowa Górnicza i Rybnik.

Badanie ankietowe uczestników

Na zakończenie każdej sesji szkoleniowej uczestnicy zajęć proszeni byli o wypełnienie tzw. Kwestionariusza Oceny Warsztatów. Pytania znajdujące się w ankiecie koncentrowały się na kwestiach związanych z jakością i użytecznością szkolenia oraz dawały możliwość badania bezpośredniej reakcji beneficjentów na otrzymane wsparcie. Związek Miast Polskich zebrał 377 wypełnionych kwestionariuszy.

Celem badania było poznanie opinii uczestników na temat dostarczonych im usług szkoleniowych oraz zebranie uwag nt. pożądanych usprawnień w sposobie wspierania partnerstw.

Struktura uczestników Szkoleń Specjalistycznych

W szkoleniu zdecydowanie dominującą grupą byli przedstawiciele jednostek samorządu terytorialnego. Samorządowcy stanowili 97% wszystkich uczestników. Przedstawiciele sektora pozarządowego odpowiadali za jedynie 2% ogólnej liczby beneficjentów.

Zgodnie z przyjętymi założeniami, grupą docelową Warsztatów Zarządzania Strategicznego byli liderzy jednostek współtworzących obszar funkcjonalny. Aż 69% uczestników WZS to liderzy (36%) i kierownicy (33%) instytucji partnerskich.

Adekwatność tematyki warsztatów

Opinie ankietowanych na temat zgodności tematyki Warsztatów Zarządzania Strategicznego z potrzebami partnerstw były jednoznacznie pozytywne. Świadczy o tym 51% odpowiedzi „bardzo dobrych” i 43% - „dobrych”. W ujęciu punktowym rozkład ten wyraża się średnią 4,44 pkt i odpowiada ocenie opisowej „czwórka z plusem”.

Wśród 47 opisowych komentarzy poświęconych tematyce WZS aż 40 miało charakter pozytywny. Ich autorzy uważają, że dobór problematyki był jedną z największych zalet WZS i najczęściej uzasadniają swoją opinię obecnością konkretnych zagadnień – np. demograficzne uwarunkowania rozwoju, zasady pozyskiwania funduszy w nowej perspektywie finansowej, obszary funkcjonalne i ZIT-y, współpraca partnerska. Chwalono również szerokie spojrzenie na podejmowane tematy oraz praktyczny charakter prezentacji – autorzy często posługiwali się przykładami i analizą konkretnych danych. 

W grupie wypowiedzi krytycznych znalazły się uwagi dotyczące zbyt ogólnego potraktowania omawianych problemów, niewłaściwych proporcji między modułami warsztatu (rozbudowana część wstępna i liczne dygresje, a w konsekwencji brak czasu na analizę szczegółową) oraz niewystarczającego uwzględnienia specyfiki lokalnej, zwłaszcza uwarunkowań małych gmin.

Metodologia szkoleniowa

Uczestnicy Warsztatów Zarządzania Strategicznego oceniali 4 szczegółowe aspekty metodologii szkoleniowej: jakość ćwiczeń, dyskusji i aktywnych technik warsztatowych, jakość wykładów i prezentacji teoretycznych, wielkość i struktura grupy oraz długość i układ modułu szkoleniowego. Łączna ocena metodologii obliczana była jako średnia z czterech not cząstkowych.

Biorąc pod uwagę wszystkie oceny szczegółowe, zastosowana metodologia zyskała uznanie ponad 93% respondentów, przy czym 51% badanych oceniło ją jako „bardzo dobrą”. Przy 6% odsetku opinii neutralnych oraz 1% ocen umiarkowanie krytycznych, średnia wyniosła 4,44 pkt („czwórka z plusem”).

Z punktu widzenia respondentów ankiety, główną zaletą warsztatów były „wykłady i prezentacje teoretyczne”. W tym elemencie nota od początku była bardzo wysoka (4,6 pkt; 98% pozytywnych opinii). W kolejnych miesiącach trwania cyklu wartość wskaźnika rosła, osiągając ostatecznie poziom „piątki z minusem”. Warsztaty miały zdaniem uczestników dużą wartość merytoryczną, oferowane były w prawidłowym układzie instytucjonalnym i korzystały z dobrze dobranych narzędzi szkoleniowych. Układ zajęć był generalnie poprawny, ale w jakimś stopniu ograniczał możliwość pełnego wykorzystania potencjału zastosowanej metody.

Praca trenerów

Pracę osób prowadzących Warsztaty Zarządzania Strategicznego oceniano przy pomocy kryteriów: wiedza merytoryczna, umiejętności dydaktyczne oraz zaangażowanie i umiejętność nawiązania kontaktu z grupą.

Średnia 4,75 pkt, która w kategoriach opisowych wypada dokładnie na granicy między „piątką” i „piątką z minusem” to wynik pokazujący, że kadra trenerska była jedną z głównych zalet Warsztatów Zarządzania Strategicznego i znacząco przyczyniła się do jego pozytywnego odbioru przez beneficjentów.

Analiza tych danych prowadzi do wniosku, że moderatorzy WZS postrzegani są przede wszystkim jako eksperci dysponujący ponadprzeciętną wiedzę merytoryczną i doświadczeniem (4,81 pkt) oraz wysokimi umiejętnościami dydaktycznymi (4,75 pkt). Jedynym obszarem, który posiada znaczący potencjał poprawy jest „zaangażowanie trenerów” (4,67 pkt). Wygląda na to, że sposób nawiązywania kontaktu z uczestnikami może być lepszy i przynajmniej niektórzy z beneficjentów odczuwają tu pewien niedosyt.

Materiały szkoleniowe

Podstawą oceny tego elementu były opinie uczestników warsztatów na temat: jakości prezentacji, skryptów, opisów ćwiczeń itp. oraz sposobu korzystania z materiałów podczas zajęć. Nota łączna obliczana była jako średnia z obu ocen cząstkowych.

88% uczestników badania wyraziło satysfakcję z jakości materiałów szkoleniowych i sposobu korzystania z nich podczas zajęć. Tylko 1% ankietowanych ocenił ten element systemu szkoleniowego negatywnie, przy czym opinie krytyczne miały umiarkowany charakter. Relatywnie niska średnia - 4,25 pkt. („czwórka”) wynika w tym przypadku z wyraźnej przewagi odpowiedzi „dobrych” (50%) nad „bardzo dobrymi” (38%) oraz sporego odsetka opinii neutralnych (11%).

Rozwiązania organizacyjne

Na łączną ocenę rozwiązań organizacyjnych składają się opinie ankietowanych na temat 5 szczegółowych zagadnień: lokalizacja spotkania i łatwość dotarcia na zajęcia, sala wykładowa i jej wyposażenie, wyżywienie i serwis kawowy, godziny prowadzenia zajęć, obsługa administracyjna szkolenia.

Uwzględniając opinie ankietowanych nt. różnych kwestii związanych z organizacją szkolenia, otrzymaliśmy 92% odpowiedzi pozytywnych, w tym 54% ocen „bardzo dobrych”. Jednocześnie liczba osób, które krytycznie podchodzą do zastosowanych rozwiązań technicznych i logistycznych nie przekroczyła 1%. W efekcie, średnia ocena tego obszaru wyniosła 4,45 pkt i może być interpretowana jako „czwórka z plusem”.

Potencjalne efekty szkolenia

Uczestnicy Warsztatów Zarządzania Strategicznego poproszeni zostali o ocenę potencjalnych rezultatów udziału w programie. W związku z tym odpowiadali na dwa pytania: o zakres wiedzy i umiejętności pozyskanych na szkoleniu oraz o możliwość praktycznego wykorzystania nowych kompetencji w swoim miejscu pracy. Łączna ocena skuteczności warsztatów obliczana była jako średnia z not cząstkowych przyznanych w obu badanych kategoriach.

Biorąc pod uwagę wszystkie odpowiedzi na pytania o obecne i przyszłe efekty WZS organizatorzy otrzymali 94% pozytywnych opinii, w tym 44% ocen „bardzo dobrych”. Negatywne zdanie na ten temat miało tylko 2 spośród 377 ankietowanych uczestników szkolenia (0,5%). W ujęciu punktowym rozkład ten dał średnią 4,37 pkt, którą można określić jako „mocna czwórka”.

Opinie na temat użyteczności warsztatów poprawiała się nieznacznie w miarę postępów w realizacji cyklu i ostatecznie, w 3 fazie osiągnęła poziom „czwórki z plusem” (4,40 pkt).

Ocena ogólna

W końcowej części kwestionariusza respondenci mieli okazję do podsumowanie swoich opinii na temat Warsztatów Zarządzania Strategicznego.

Ponad 98% uczestników badania wyraziło ogólną satysfakcję z udziału w Warsztatach Zarządzania Strategicznego. 55% respondentów oceniło je „bardzo dobrze”, a 43% - „dobrze”. Tylko 2 z 377 ankietowanych osób (0,5%) wybrały odpowiedź umiarkowanie negatywną, zaś 4 osoby (1,1%) – odpowiedź „neutralną”. W efekcie organizatorzy otrzymali średnią 4,53 pkt, którą interpretują jako „czwórka z plusem”.

Końcowe wnioski

Podsumowując wyniki analizy wskaźnikowej i opinie przedstawione w komentarzach respondentów ankiety, można powiedzieć, że siłą Warsztatów Zarządzania Strategicznego jest przede wszystkim unikalna metoda diagnostyczna oraz wysokiej klasy eksperci moderujący spotkania grup. Cel warsztatów oraz ogólne podejście do jego realizacji dobrze wpisuje się w potrzeby beneficjentów, zaś spotkania grup warsztatowych już dziś generują pierwsze efekty - są źródłem wartościowej wiedzy i inspiracją przy podejmowaniu przez partnerstwa prac diagnostycznych.

Zidentyfikowane w badaniu słabości WZS wiążą się zarówno z samą metodą diagnozy (niedosyt interaktywnych technik szkoleniowych, brak gotowych narzędzi i rozwiązań), jak też ze sposobem prowadzenia zajęć (za długie wstępy, nieprzestrzeganie harmonogramu), stosowanymi rozwiązaniami organizacyjnymi (warunki szkoleniowe, lokalizacja, kontakt z uczestnikami) oraz postrzeganiem dostępności materiałów szkoleniowych (zakres i forma materiałów).

Na podstawie opracowania Krzysztofa Jaszczołta

Załączniki:

- Program warsztatów zarządzania strategicznego

- Prezentacja „Analiza potencjału rozwojowego partnerstw” – Janusz Szewczuk

- Wyniki 3. edycji badania ankietowego – synteza. Krzysztof Jaszczołt